Drift av utstyrssentralen i Brattvoll kommune
1. Innledning
Brattvoll kommune (oppdragsgiver) inviterer til konkurranse om drift av kommunens utstyrssentral. Sentralen låner ut ski, skøyter, telt, sykler og annet fritidsutstyr gratis til innbyggerne.
1.1 Oppdragsgiver
Brattvoll kommune, enhet for kultur og fritid. Henvendelser sendes til postmottak@brattvoll.example.
1.2 Frister
| Hva | Frist |
|---|---|
| Frist for spørsmål | 3. november 2026 kl. 12.00 |
| Frist for innlevering av tilbud | 17. november 2026 kl. 12.00 |
| Vedståelsesfrist | 17. februar 2027 |
| Planlagt kontraktsstart | 1. mars 2027 |
1.3 Levering av tilbud
Tilbudet skal leveres elektronisk. Tilbud som leveres på papir eller per e-post, blir ikke vurdert.
1.4 Vedlegg
- Vedlegg 1: Kravspesifikasjon (kapittel 4 i dette dokumentet)
- Vedlegg 2: Prisskjema
- Vedlegg 3: Kontrakt
Vedlegg 2 og 3 er ikke med i dette eksempelet. Det er med vilje: kravmatrisen skal vise at noe mangler.
2. Om oppdraget
2.1 Bakgrunn
Utstyrssentralen åpnet i 2022 og hadde rundt 1 900 utlån i 2025. Sentralen holder til i kommunens lokaler i Storgata 4. Kommunen stiller lokaler, strøm og internett til disposisjon.
2.2 Omfang
Leverandøren skal ta imot, kontrollere, rengjøre og låne ut utstyret, og holde oversikt over beholdningen.
Leverandøren skal holde sentralen åpen minst 20 timer per uke, fordelt på minst fire dager. Minst én dag i uka skal sentralen ha åpent til kl. 19.00.
I høstferien og vinterferien skal sentralen ha utvidet åpningstid på minst 30 timer per uke.
2.3 Volum
Oppdragsgiver regner med mellom 1 800 og 2 400 utlån per år. Volumet er et anslag og ikke en garanti.
3. Kvalifikasjonskrav
3.1 Erfaring
Leverandøren skal ha gjennomført minst to sammenlignbare oppdrag de siste tre årene. Med sammenlignbare oppdrag menes drift av utlån, utleie eller lager med publikumskontakt.
3.2 Økonomi
Leverandøren skal ha hatt en årlig omsetning på minst 1,5 millioner kroner i hvert av de to siste regnskapsårene.
3.3 Skatt
Leverandøren skal legge ved skatteattest som ikke er eldre enn seks måneder ved tilbudsfristen.
3.4 Dokumentasjon
Dokumentasjonen skal legges ved tilbudet. Oppdragsgiver kan be om utfyllende dokumentasjon.
4. Kravspesifikasjon
Krav merket «skal» må være oppfylt. Krav merket «bør» blir vurdert under kvalitet.
| Nr. | Krav | Type |
|---|---|---|
| 4.1 | Alt utstyr skal kontrolleres for skader etter hvert utlån, og skadet utstyr skal tas ut av utlån samme dag. | Skal |
| 4.2 | Leverandøren skal føre statistikk over utlån og levere en rapport til oppdragsgiver innen den 10. i hver måned. | Skal |
| 4.3 | Leverandøren skal tilby booking på nett, slik at innbyggere kan reservere utstyr minst sju dager fram i tid. | Skal |
| 4.4 | Leverandøren bør tilby utlevering på lørdager. | Bør |
| 4.5 | Alle som jobber i sentralen, skal ha gjennomført kurs i førstehjelp innen tre måneder etter kontraktsstart. | Skal |
| 4.6 | Leverandøren bør samarbeide med lag og foreninger om innsamling av brukt utstyr. | Bør |
5. Tilbudet og tildeling
5.1 Tildelingskriterier
| Kriterium | Vekt | Hva som vurderes |
|---|---|---|
| Pris | 40 % | Samlet pris i prisskjemaet |
| Kvalitet | 40 % | Bemanning, åpningstider og rutiner for kontroll av utstyr |
| Miljø | 20 % | Plan for reparasjon og gjenbruk av utstyr |
5.2 Tilbudets innhold
Tilbudet skal inneholde utfylt prisskjema, en beskrivelse av gjennomføringen på høyst fem sider, og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene.
5.3 Spørsmål og befaring
Spørsmål om konkurransen må være mottatt senest 5. november 2026. Spørsmål og svar blir gjort kjent for alle leverandører uten å oppgi hvem som spurte.
Oppdragsgiver kan holde befaring i lokalene. Dato blir kunngjort.
6. Kontraktsvilkår
6.1 Varighet
Kontrakten gjelder i to år fra kontraktsstart, med opsjon for oppdragsgiver på forlengelse i ett år pluss ett år.
6.2 Pris og betaling
Prisene er faste det første kontraktsåret. Deretter kan prisene reguleres én gang i året i tråd med konsumprisindeksen. Betaling skjer månedlig etterskuddsvis, 30 dager etter mottatt faktura.
6.3 Dagbot
Er driften ikke i gang ved avtalt kontraktsstart, betaler leverandøren dagbot på 0,1 prosent av årlig kontraktsverdi per kalenderdag. Samlet dagbot er begrenset til 10 prosent av årlig kontraktsverdi.
6.4 Forsikring
Leverandøren skal ha ansvarsforsikring som dekker skade på person og eiendom.
6.5 Øvrige vilkår
Øvrige vilkår, herunder ansvar og ansvarsbegrensning, følger av vedlegg 3, Kontrakt.